Jeder Auszubildenden muss während seiner Ausbildung einen Ausbildungsnachweis, auch Berichtsheft genannt, führen. Ob er das schriftlich tut oder ob er die Inhalte in eine App eingibt, ist erst einmal egal. Wichtig ist, dass der Betrieb sich anschauen kann, was der Auszubildende geschrieben hat und es digital abzeichnet oder unterschreibt und dies auch tut. Die erforderlichen Nachweishefte, Formblätter, Apps o. ä. werden den Auszubildenden kostenlos von den Ausbildenden zur Verfügung gestellt.

Diese beiden Pflichten sind nicht verhandelbar. Der Auszubildende schreibt (§ 13 Nr. 7 Berufsbildungsgesetz), der Betrieb hält ihn dazu an, kontrolliert und zeichnet ab (§ 14 Abs. 2 Berufsbildungsgesetz).

Auszubildende dürfen das Berichtsheft während der Ausbildungszeit (also während der regulären Arbeits-/Einsatzzeit) führen.

Was im Berichtsheft stehen muss, hat die Handwerkskammer Köln wie folgt geregelt

1. Die Ausbildungsnachweise sind täglich oder wöchentlich in möglichst einfacher Form (stichwortartige Angaben, ggf. Loseblattsystem, schriftlich oder elektronisch) von Auszubildenden selbständig zu führen sowie abzuzeichnen. (Umfang: ca. 1 DIN A 4-Seite für eine Woche)
2. Bei schriftlich geführten Nachweisen muss jedes Blatt des Ausbildungsnachweises ist mit dem Namen des/der Auszubildenden, dem Ausbildungsjahr und dem Berichtszeitraum versehen werden
3. Die Ausbildungsnachweise müssen mindestens stichwortartig den Inhalt der betrieblichen Ausbildung wiedergeben. Dabei sind betriebliche Tätigkeiten einer-seits sowie Unterweisungen bzw. überbetriebliche Unterweisungen (z. B. im Handwerk), betrieblicher Unterricht und sonstige Schulungen andererseits zu dokumentieren.
4. In die Ausbildungsnachweise müssen darüber hinaus die Themen des Berufsschulunterrichts aufgenommen werden.
5. Die zeitliche Dauer der Tätigkeiten sollte aus dem Ausbildungsnachweis hervorgehen.

Schreibt der Auszubildende sein Berichtsheft nicht, obwohl der Betrieb ihn dazu aufgefordert hat, dann kann der Betrieb den Auszubildenden abmahnen. Ändert der Auszubildenden sein Verhalten trotz Abmahnung nicht, dann darf der Betrieb dem Auszubildenden sogar kündigen.

Der für die Gesellenprüfung zuständige Prüfungsausschuss darf vor der Zulassung zur Prüfung die Berichtshefte anfordern und die Zulassung zur Gesellenprüfung Teil 1 und/oder Teil 2 verweigern, wenn festgestellt wird, dass die Nachweise nicht geführt wurden.